Oficio Simple

Definición

Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como: sociedades, sindicatos, clubes y otras.

Diferencias con respecto a la carta

El oficio se diferencia de la carta, o sea la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos:

1. En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iníciales o cuadro clasificador, que contienen estos daos: nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, numero del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.

2. En un elemento denominado asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del contenido del mismo. Por tanto, la síntesis que se hace en el asunto debe ser clara, precisa y breve, pues la falta de estas cualidades lo invalidan, y no llena el objetivo a que esta destinado.

3. En que sustituye en el nombre del destinatario, las expresiones: señor, señora o señorita, por la de cuidando o ciudadana abreviados- en singular C, y en plural CC.- dentro de los oficios del gobierno; o compañero o compañera, en los sindicatos o clubes.

4. En que se suprime el vocativo, generalmente afectuoso, que siempre figura en las cartas.

5. En que, al final, y después de la frase o término de despedida, se escribe el lema oficial de gobierno, o de la institución respectiva. El lema oficial del gobierno es SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCION, que debe figurar en toda correspondencia exterior, es decir, la que se gira entre personas u oficinas de diferente dependencia.

6. En que la jerarquía o categoría del firmante se escribe antes de su nombre. Por ejemplo: El oficial Mayor, y, separándolo con cuatro interlineas, el nombre del firmante.

Tales son las diferencias entre oficio y la carta. Veamos  ahora cuáles son los elementos y la estructura del oficio. 

Elementos que lo forman

1. EL membrete, impreso o escrito en máquina, como en la carta.

2. Las referencias iníciales o cuadro clasificador, según quedaron definidos en líneas anteriores se escriben generalmente en el punto 40 de la escala.

3. El asunto se escribe también en el 40, separado de las referencias por cuatro interlíneas.

4. La fecha, también escrita en el 40, separado de las referencias por cuatro interlineas del asunto.

5. El destinatario, como en la carta, se escribe en el margen izquierdo (punto 20 generalmente, separados de la fecha por cuatro interlineas.

6. Los antecedentes del oficio que se contesta, escrito en el 40, y separados del destinatario por dos interlineas. Por ejemplo:

s/o nùm.745 del 7 d/a. (Esta aslusion figura únicamente en los oficios de respuesta).

7. El texto o cuerpo del oficio, entre los márgenes 20 y 75.

8. La despedida, escrita en los puntos 25 o 40.

9. El lema, escrito en el punto 40, con mayúsculas.

10. La antefirma, en el punto 40.

11. EL nombre del firmante, en el punto 40.

12. Los datos finales: anexo, c.c.p. y referencias, como en la carta; pero escritos en el margen 20.

 Escritura o distribución.

1.  Los márgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero pueden también ser equidistantes, como en la carta (15 por 70)

2. La altura del oficio, como en la carta, deber estar en relación con la extensión mecanográfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de que se trate. En los oficios de la administración pública figuran impresos, en el papel oficial, el membrete, el cuadro  de referencias y la palabra asunto, como puede verse en el modelo G-10.

3. Las sangrías para iniciar párrafos, como en la carta, pueden ser de cinco o diez espacios en blanco, según se escriba a una o a dos interlíneas, respectivamente.